Wetten en regels voor webwinkels in 14 stappen (deel 1)

Veel ondernemers moeten er niet aan denken om uit te zoeken welke wetten en regels voor hen van toepassing zijn.

Wetteksten zijn saai, moeilijk leesbaar en staan vol met verwijzingen.

Toch is het belangrijk dat je weet aan welke wet- en regelgeving je dient te voldoen als webwinkelier. Volgens de wet ben jij er namelijk zelf verantwoordelijk voor dat je op de hoogte bent van de wetgeving die voor jouw onderneming van toepassing is.

Met dit stappenplan voldoe je aan de wetgeving

Lees eerst stap 1 t/m 7, of ga direct naar Deel 2: stap 8 t/m 14

1. Kies de juiste naam voor je bedrijf

Houd bij het bedenken van een goede naam voor je bedrijf rekening met de regels. Zo mag jouw naam geen verkeerde indruk wekken of misleidend zijn. Je mag geen merknamen van anderen gebruiken of een naam gebruiken die is te verwarren met bestaande handelsnamen. Reserveer een bijpassende domeinnaam en doe dit zo vroeg mogelijk, in ieder geval voordat je jouw bedrijfsnaam publiek maakt.

2. Schrijf je in bij de KvK en de Belastingdienst

Je schrijft jouw bedrijf in bij de Kamer van Koophandel in jouw regio. Je kunt het bedrijf dan meteen aanmelden voor de Belastingdienst. Voor een kleine meerprijs ontvang je een uittreksel van het Handelsregister (o.a. banken kunnen hier om vragen bij het openen van een zakelijke rekening). Om jouw bedrijf in te schrijven, dien je een rechtsvorm te kiezen.

Meer info over de rechtsvormen

3. Geef duidelijke en complete informatie op de website

Je dient de contactgegevens van jouw bedrijf duidelijk en compleet te vermelden (e-mail, volledig adres, KvKnr, bij voorkeur een telefoonnummer en het btwnr). Verder ben je verplicht om duidelijke informatie te verstrekken ten aanzien van de te verkopen producten, prijzen (inclusief btw bij verkoop aan consumenten), eenheden of afmetingen, leveringsvoorwaarden en andere leveringsinformatie.

Lees hier alle info die je dient te verstrekken op jouw site

4. Zorg voor een veilige betaalomgeving

Je dient ervoor te zorgen dat jouw klanten kunnen betalen in een veilige omgeving. Een voorbeeld hiervan is een (SSL) beveiligde pagina. Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van zogenaamde Payment Service Providers (PSP). Dit zijn aanbieders van een online betaalsysteem. Op die manier hoef je niet zelf een systeem op te zetten.

Kijk hier voor een overzicht van PSP die in Nederland actief zijn

Je bent wettelijk verplicht om klanten in de gelegenheid te stellen om tenminste de helft van het bedrag achteraf te betalen. Dit kan bijvoorbeeld door de optie betalen bij afhalen te bieden, of door het achteraf sturen van een factuur of (digitale) acceptgiro.

5. Bevestig elke bestelling schriftelijk

Om een bestelling van een klant definitief te maken, is het van belang dat bij elke bestelling een schriftelijke bevestiging wordt gestuurd naar de klant (dit mag ook digitaal).

6. Kies een correct format voor jouw facturen

In tegenstelling tot een offerte, gelden voor een factuur wettelijke eisen. Indien een factuur niet aan de verplichtingen voldoet is deze niet rechtsgeldig. Niet alleen dienen alle bedrijfs- en adresgegevens juist en volledig te zijn, maar ook dient elk geleverd product gespecificeerd te worden. Het tarief dient te worden vermeld, evenals het btw bedrag. Elke factuur dient te beschikken over een uniek volgnummer.

Kijk hier voor een overzicht van alle verplichte gegevens voor een factuur

7. Stel goede algemene voorwaarden op

Bij het opzetten van een webwinkel ontkom je er niet aan: algemene voorwaarden. Het lijkt soms wel of webwinkels er een wedstrijd van maken wie de langste en meest onleesbare algemene voorwaarden heeft. Dit is echter nergens voor nodig. Sterker nog, algemene voorwaarden zijn niet eens verplicht voor een bedrijf (maar wel sterk aan te raden).

Belangrijk is in ieder geval om de voorwaarden zo op te stellen dat deze niet onredelijk zijn voor de consument, maar tegelijkertijd enige bescherming bieden voor jezelf als webwinkelier. Schrijf de voorwaarden in begrijpelijke taal. Let op dat je geen voorwaarden opneemt die in strijd zijn met de (minimum) wettelijke eisen, zoals die bijvoorbeeld zijn opgenomen in de wet Verkoop op Afstand.

Verder geldt er een informatieplicht voor de algemene voorwaarden. Dit betekent dat de voorwaarden vooraf aan de koop verstrekt dienen te worden. Dit kan bijvoorbeeld door een blok op te nemen op de bestelpagina met daarin de algemene voorwaarden, hiernaar te verwijzen tijdens het bestelproces, of deze mee te sturen bij een offerte.

Typische onderdelen van de algemene voorwaarden zijn:

De voorwaarden voor betaling
De voorwaarden voor levering en de levertijd
De voorwaarden voor de garantie
Contactgegevens van de ondernemer
De brancheorganisatie waarbij de verkoper is aangesloten
De manier waarop klachten en/of geschillen worden behandeld

Lees hier meer over de vereisten van de algemene voorwaarden

Tot zover het eerste deel van het Stappenplan Wetten en regels voor webwinkels. Heb je nog een opmerking, aanvulling of reactie op dit artikel? Laat het weten en gebruik het reactieformulier.

Lees verder met stappen 8 t/m 14

Interessante websites:

Wil je jouw webwinkel verbeteren?
Ontvang onze gratis Webwinkel Tips | Vraag nu een Webwinkel Check aan